La aplicación de la que todo el mundo habla para organizar tu vida en 2025

Notion es una aplicación que ha ganado fama rápidamente entre profesionales, estudiantes y equipos. La típica aplicación que, un buen día, se hace viral y todo el mundo quiere explicar en vídeos de TikTok el último gran descubrimiento para organizar su vida. Una una solución todo-en-uno que se ha convertido en una herramienta indispensable para quienes buscan mantener sus proyectos y tareas bajo control.

Notion Labs es una startup fundada en 2013 por Ivan Zhao y con sede en San Francisco. En marzo de 2018 lanzaron Notion 2.0, una aplicación calificada como la mejor del mes por webs especializadas. En 2019 ya había alcanzado el millón de usuarios y en 2020 recibió 50 millones de dólares de inversión por parte de Index Ventures.

Aunque Notion tiene un plan gratuito, existes suscripciones desde 9,50 euros al mes que se van incrementando tanto para particulares como para empresas.

¿Qué es Notion?

Notion es una aplicación de productividad basada en la nube que permite a los usuarios crear, organizar y gestionar diferentes tipos de contenido en un solo espacio. Con un diseño modular, los usuarios pueden construir páginas personalizadas que incluyan textos, bases de datos, listas de tareas, calendarios, tablas Kanban...

Desde su lanzamiento, Notion ha destacado por su capacidad de adaptarse a diversas necesidades: desde planificadores de estudio y diarios personales hasta complejas herramientas de gestión de proyectos empresariales. Esto le permite, como señala en su web, convertirse en la alternativa para otras aplicaciones como Evernote o Slack.

• Principales características de Notion

1. Estructura Modular

Notion funciona como un lienzo en blanco donde se pueden crear bloques de contenido. Estos bloques pueden ser textos simples, imágenes, listas de tareas, tablas, bases de datos y más. Esta modularidad permite personalizar cada página según las necesidades específicas del usuario.

2. Bases de Datos

Una de las funcionalidades más potentes de Notion son sus bases de datos. Se pueden crear listas, tablas, calendarios o tableros Kanban y personalizarlos con diferentes vistas y filtros. Esto es especialmente útil para gestionar proyectos complejos, realizar seguimientos de tareas o crear cronogramas.

3. Colaboración en tiempo real

Notion permite trabajar en equipo con otros usuarios en tiempo real. Es útil para equipos que necesitan un espacio compartido para planificar proyectos, coordinar tareas y almacenar información relevante.

4. Integración y multiplataforma

Notion está disponible en varias plataformas: aplicaciones para escritorio, móviles y una versión web. Además, se integra con herramientas como Google Calendar, Slack, Zapier... facilitando la conexión entre Notion y otros sistemas de trabajo.

5. Plantillas predefinidas

Para quienes buscan un punto de partida rápido, Notion ofrece una biblioteca extensa de plantillas prediseñadas para diferentes propósitos: desde planes semanales y organizadores de proyectos hasta diarios de lectura y portafolios creativos.

Cuándo usar Notion

Notion se adapta a diversas necesidades y perfiles.

1. Uso personal

• Diario digital: llevar un registro diario de las actividades, pensamientos y metas.

• Planificador: crear listas de tareas y agendas personalizadas para gestionar el día a día.

• Hobby y creatividad: organizar recetas, crear listas de lectura o escribir un blog personal.

2. Uso académico

• Gestión de notas: organizar apuntes de clase, resúmenes y materiales de estudio.

• Planificación de proyectos: llevar un seguimiento de entregas, exámenes y trabajos grupales.

• Investigación: crear bases de datos de artículos y referencias académicas.

3. Uso profesional

• Gestión de proyectos: seguir el progreso de tareas y objetivos en equipos.

• CRM (Gestión de clientes): llevar un registro de contactos, negociaciones y seguimientos.

• Documentación interna: crear un wiki de empresa con manuales, procedimientos y recursos.

4. Equipos y empresas

• Colaboración: espacios compartidos donde los miembros del equipo pueden interactuar y actualizar información en tiempo real.

• Gestión de contenido: planificar y supervisar campañas de marketing, calendarios editoriales o lanzamientos de productos.

Notion es más que una simple herramienta de productividad. En 2025 y con la IA en pleno desarrollo como asistente personal y profesional, la productividad se convierte en la obsesión de muchos que quieren llegar a todo y no saben cómo hacerlo.